Fazer as coisas (Getting Things Done)

 Things By Cultured Code GmbH & Co. KG

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Numa conversa com o @brunofigueiredo comparámos os nossos métodos de garantir que fazíamos a coisas que tínhamos de fazer ou como David Allen lhe chama: GTD (Getting things done).

O @brunofigueiredo usa o Things para Apple OSX que integra com uma app com o mesmo nome no iPhone. Isto permite-lhe estabelecer regras como planear as tarefas para o dia seguinte e dizer que as que não concluam se passam ou não para outro dia automaticamente.

Como diz o David Allen, devemos ter um método, quer sejam cartões com listas, listas de Excel ou mesmo papeis no bolso ou na carteira, mas temos de ter um método de forma a lembrar-mo-nos de tudo o que temos para fazer. A memória humana prega-nos partidas porque a parte emocional escolhe e decide muitas vezes aquilo que quer recordar. É assim porque precisa de nos proteger das coisas que não gostámos ou andaríamos sempre deprimidos a lembrar-nos dos nossos momentos mais traumáticos.

O que David Allen diz, resumidamente e já com a minha própria interpretação é que:

  1. Devemos ter uma lista;
  2. Devemos colocar nessa lista tudo o que não conseguimos resolver imediatamente, ou num prazo curto como 5 minutos;
  3. Agrupar as coisas dessa lista em assuntos que possam ser resolvidos em conjunto.

O exemplo mais prático do que o David Allen dá é que nos lembramos de comprar pilhas sempre quando não estamos no supermercado, mas quando lá vamos acabamos por nos esquecer delas. O @brunofigueiredo usa o Things para isso mesmo. Registar e classificar para que estejam disponíveis os registos quando estiver a tratar delas e não se esquecer de nada do que aí tiver registado.

Pessoalmente tenho dois métodos, consoante esteja em modo profissional ou em modo familiar:

  • No modo profissional tenho uma hierarquia de ficheiros Excel, do mais alto nível de relato ao mais detalhado ao detalhe de cada requisito. Cada Excel é integrado depois num Dashboard automatizado por VBA (Visual Basic for Applications) e Pivot Tables para uma visão lógica e rápida. O VBA serve também para automatizar as tarefas de relato e aquelas tarefas mais práticas automatizáveis como seja guardar cópias de segurança. Tudo é registado ao mais baixo nível e classificado. Quando é necessário agir numa determinada área, são agrupados todos os detalhes de uma mesma classificação e lançada uma ação que atua sobre todos em simultâneo.
  • No modo doméstico partilhamos uma lista de compras numa folha e um lápis na porta do frigorífico. Para o Poupar Melhor mantenho os emails com as notas para os posts da semana em estado por ler na minha conta pessoal do Gmail.

Desta forma a informação está disponível quando preciso dela. Os assuntos pessoais, porque necessitam de menos estrutura para garantir que nada falha, sobrevivem lindamente no Google com a pesquisa na caixa de email.

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